SI là gì trong xuất nhập khẩu? Hướng dẫn khai Shipping Instruction từ A-Z

SI là một thuật ngữ được sử dụng thường xuyên khi làm việc với hãng tàu và các công ty vận tải trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Một sai sót nhỏ trên SI có thể dẫn đến việc phát hành vận đơn không chính xác, phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng. Vậy SI là gì trong xuất nhập khẩu? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. SI là gì trong xuất nhập khẩu?

SI là viết tắt của cụm từ Shipping Instruction, được hiểu là hướng dẫn vận chuyển do người gửi hàng cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải (Forwarder). Đây là bộ thông tin quan trọng giúp đơn vị vận chuyển thực hiện việc phát hành vận đơn (Bill of Lading) và tổ chức vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của chủ hàng.

Có thể hiểu đơn giản, SI giống như một bản hướng dẫn chi tiết về lô hàng. Dựa trên những thông tin được cung cấp trong SI, hãng tàu sẽ lập vận đơn, khai báo vận chuyển và hoàn thiện các chứng từ liên quan.

Thông thường, sau khi doanh nghiệp hoàn tất đóng hàng, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ yêu cầu gửi SI trước khi phát hành vận đơn. Mục đích là để kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm mọi thông tin trên vận đơn chính xác ngay từ đầu.

Trong thực tế, SI đóng vai trò rất quan trọng bởi hầu hết các thông tin trên vận đơn đều được lấy từ chứng từ này. Nếu doanh nghiệp khai sai tên người nhận hàng, sai cảng đích hoặc sai mô tả hàng hóa trên SI thì các sai sót đó có thể tiếp tục xuất hiện trên Bill of Lading. Việc sửa đổi vận đơn sau khi phát hành thường mất thời gian và có thể phát sinh thêm chi phí.

Chính vì vậy, trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, SI được xem là một trong những chứng từ cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi cho hãng tàu hoặc Forwarder.

2. Nội dung cần có trên Shipping Instruction (SI)

Mỗi hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận có thể sử dụng mẫu SI khác nhau, tuy nhiên về cơ bản các thông tin bắt buộc đều tương tự nhau.

Trước hết, SI phải thể hiện đầy đủ thông tin của các bên liên quan đến lô hàng. Bao gồm: tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và bên nhận thông báo hàng đến (Notify Party). Đây là những thông tin sẽ xuất hiện trên vận đơn nên cần được khai báo chính xác theo hợp đồng ngoại thương hoặc yêu cầu của khách hàng.

Tiếp theo là các thông tin về hành trình vận chuyển. Người khai SI cần cung cấp số booking, tên tàu, số chuyến tàu, cảng xếp hàng (Port of Loading - POL), cảng dỡ hàng (Port of Discharge - POD), địa điểm nhận hàng và điểm đến cuối cùng của lô hàng nếu có.

Đối với hàng container, SI cần ghi rõ số container và số seal. Đây là những thông tin quan trọng giúp nhận diện lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

Bên cạnh đó, phần mô tả hàng hóa cũng cần được khai báo đầy đủ. Nội dung này thường bao gồm:

• Tên hàng hóa.
• Ký mã hiệu hàng hóa (Shipping Mark).
• Số lượng kiện hàng.
• Trọng lượng hàng hóa.
• Thể tích hàng hóa (CBM).
• Chủng loại bao bì.

Đối với những lô hàng có nhiều mặt hàng khác nhau, doanh nghiệp thường gửi kèm Packing List để hãng tàu hoặc Forwarder dễ dàng kiểm tra và nhập dữ liệu.

Ngoài ra, SI còn cần thể hiện loại vận đơn mà doanh nghiệp yêu cầu phát hành. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn House Bill of Lading (HBL), Master Bill of Lading (MBL), Seaway Bill hoặc Surrender Bill.

Một thông tin khác cũng rất quan trọng là điều khoản thanh toán cước vận chuyển. Doanh nghiệp cần xác định rõ cước trả trước (Prepaid) hay cước trả sau (Collect) để tránh nhầm lẫn trong quá trình phát hành vận đơn.

3. Cách khai báo SI và những lưu ý quan trọng

Hiện nay, doanh nghiệp thường khai báo Shipping Instruction theo hai hình thức phổ biến là khai báo trực tuyến trên hệ thống của hãng tàu hoặc gửi qua email.

Đối với hình thức khai báo trực tuyến, doanh nghiệp đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của hãng tàu, nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và gửi trực tiếp trên hệ thống. Đây là phương thức được nhiều hãng tàu khuyến khích áp dụng vì giúp tiết kiệm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và cho phép chỉnh sửa linh hoạt trong một số trường hợp.

Tuy nhiên, nếu hệ thống gặp sự cố hoặc hãng tàu chưa hỗ trợ khai báo trực tuyến, doanh nghiệp có thể gửi SI qua email. Khi đó, người gửi hàng sẽ gửi toàn bộ thông tin SI cho hãng tàu hoặc Forwarder. Sau khi tiếp nhận, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành lập Draft Bill of Lading và gửi lại để khách hàng kiểm tra.

Dù sử dụng hình thức nào, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng:

Thứ nhất, cần đối chiếu thông tin trên SI với các chứng từ khác như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói. Điều này giúp bảo đảm tính thống nhất giữa các chứng từ của lô hàng.

Thứ hai, cần kiểm tra chính xác tên và địa chỉ của Shipper, Consignee và Notify Party. Đây là nhóm thông tin thường xuyên phát sinh lỗi và gây khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hóa.

Thứ ba, cần rà soát kỹ các thông tin về số container, số seal, cảng đi, cảng đến và mô tả hàng hóa trước khi gửi.

Cuối cùng, sau khi nhận Draft Bill of Lading từ hãng tàu, doanh nghiệp không nên chủ quan mà cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung một lần nữa. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu chỉnh sửa ngay trước khi vận đơn chính thức được phát hành.

Như vậy, SI (Shipping Instruction) là chứng từ hướng dẫn vận chuyển do người gửi hàng cung cấp cho hãng tàu hoặc Forwarder để phục vụ việc phát hành vận đơn và tổ chức vận chuyển hàng hóa. Việc khai báo SI đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm chi phí sửa đổi chứng từ và góp phần bảo đảm quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, hiệu quả.

Nguyệt Nga