Bộ mã xử lý tờ khai từ 01/6/2026: Doanh nghiệp cần cập nhật gì?

Từ ngày 01/6/2026, Chi cục Hải quan khu vực III áp dụng hướng dẫn mới liên quan đến bộ mã xử lý tờ khai tại Đội Thông quan, căn cứ theo Thông báo số 5422/TB-HQKV3 ngày 26/5/2026. Đây là nội dung quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, doanh nghiệp logistics, đại lý hải quan và các đơn vị thường xuyên mở tờ khai tại khu vực Hải Phòng.

Theo thông tin cập nhật, doanh nghiệp sẽ thực hiện khai báo theo mã 03YY đối với một số nhóm hàng hóa, đồng thời việc phân công xử lý tờ khai tại Đội Thông quan sẽ được chia theo nhóm chương hàng. Tuy nhiên, điểm cần đặc biệt lưu ý là doanh nghiệp không phải tự nhập mã bộ phận xử lý tờ khai khi khai báo hải quan.

1. Bộ mã xử lý tờ khai là gì?

Bộ mã xử lý tờ khai là hệ thống mã được sử dụng trong nghiệp vụ hải quan để hỗ trợ việc phân công, tiếp nhận và xử lý tờ khai theo từng nhóm nghiệp vụ hoặc nhóm hàng hóa cụ thể.

Trong thực tế, khi doanh nghiệp truyền tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS, dữ liệu khai báo sẽ được cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra, phân luồng và phân công xử lý. Việc sử dụng mã xử lý tờ khai giúp cơ quan hải quan tổ chức công việc theo hướng tập trung, chuyên sâu và thống nhất hơn.

Đối với doanh nghiệp, bộ mã này không chỉ là thông tin kỹ thuật nội bộ của cơ quan hải quan. Nếu hiểu đúng, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, xác định nhóm hàng, theo dõi tình trạng xử lý tờ khai và phối hợp khi phát sinh vướng mắc.

2. Căn cứ áp dụng bộ mã xử lý tờ khai mới tại đội thông quan

Theo Thông báo số 5422/TB-HQKV3 ngày 26/5/2026 của Chi cục Hải quan khu vực III, hướng dẫn mới về khai báo tờ khai tại Đội Thông quan được áp dụng từ ngày 01/6/2026.

Thông tin này đặc biệt đáng chú ý trong bối cảnh ngành Hải quan đang đẩy mạnh mô hình xử lý tập trung, tăng cường số hóa hồ sơ, giảm xử lý thủ công và nâng cao tính minh bạch trong quá trình thông quan.

2.1 Thời điểm áp dụng

Bộ mã xử lý tờ khai mới được áp dụng từ: Ngày 01/6/2026

Các tờ khai đăng ký trước ngày này vẫn tiếp tục được xử lý tại Hải quan cửa khẩu như hiện hành. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm mở tờ khai để tránh nhầm lẫn trong quá trình theo dõi và phối hợp xử lý hồ sơ.

2.2 Đối tượng cần quan tâm

Nhóm doanh nghiệp cần đặc biệt cập nhật gồm:

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Hải Phòng và khu vực liên quan;
• Doanh nghiệp logistics;
• Đại lý hải quan;
• Doanh nghiệp thường xuyên mở tờ khai qua VNACCS;
• Doanh nghiệp có hàng đưa vào hoặc đưa ra kho ngoại quan;
• Doanh nghiệp có hàng vận chuyển độc lập;
• Doanh nghiệp có hàng giá thấp qua bưu chính, chuyển phát nhanh.

3. Mã 03YY được áp dụng trong trường hợp nào?

Theo hướng dẫn mới, doanh nghiệp thực hiện khai báo theo mã 03YY đối với các nhóm hàng hóa sau:

3.1 Hàng hóa vận chuyển độc lập

Đây là nhóm hàng hóa có hoạt động vận chuyển chịu sự giám sát hải quan độc lập với một số thủ tục thông quan thông thường. Khi khai báo, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin về tuyến vận chuyển, địa điểm đi, địa điểm đến, phương tiện vận tải và chứng từ liên quan được thể hiện chính xác.

3.2 Hàng đưa vào hoặc đưa ra kho ngoại quan

Đối với hàng hóa liên quan đến kho ngoại quan, dữ liệu khai báo cần thống nhất giữa tờ khai, hợp đồng thuê kho, chứng từ vận tải, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ thương mại khác.

Sai lệch giữa thông tin hàng hóa thực tế và dữ liệu khai báo có thể khiến quá trình xử lý bị kéo dài, nhất là với các lô hàng có nhiều mã HS, nhiều chủng loại hoặc thay đổi trạng thái lưu giữ.

3.3 Hàng khai theo đại lý hải quan

Với trường hợp doanh nghiệp sử dụng đại lý hải quan để khai báo, cả doanh nghiệp và đại lý cần thống nhất quy trình cập nhật mã, kiểm tra dữ liệu và theo dõi phản hồi từ hệ thống.

Doanh nghiệp không nên phó mặc hoàn toàn cho đại lý khai thuê. Chủ hàng vẫn cần kiểm tra lại các thông tin quan trọng như mã loại hình, mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ, chính sách mặt hàng và chứng từ đính kèm.

3.4 Hàng giá thấp qua bưu chính, chuyển phát nhanh

Nhóm hàng giá thấp qua bưu chính, chuyển phát nhanh thường có số lượng lô hàng lớn, tốc độ xử lý nhanh và dữ liệu khai báo nhiều. Việc áp dụng đúng mã và chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng tờ khai bị treo, bị yêu cầu bổ sung hoặc phải xử lý thủ công.

4. Phân chia bộ phận xử lý tờ khai theo nhóm chương hàng

Một nội dung quan trọng trong Thông báo 5422/TB-HQKV3 là việc phân chia bộ phận xử lý theo nhóm chương hàng. 

Cụ thể:

Mã 01: Chương 01 đến chương 29

Nhóm này bao gồm các mặt hàng thuộc các chương đầu của Biểu thuế, thường liên quan đến động vật sống, sản phẩm động vật, thực vật, thực phẩm, khoáng sản, hóa chất vô cơ, hóa chất hữu cơ và một số nhóm hàng tương ứng theo mã HS.

Doanh nghiệp có hàng thuộc nhóm này cần lưu ý chính sách quản lý chuyên ngành, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc giấy phép chuyên ngành nếu có.

Mã 02: Chương 30 đến chương 40

Nhóm này bao gồm nhiều mặt hàng như dược phẩm, phân bón, mỹ phẩm, sản phẩm hóa chất, nhựa, cao su và các sản phẩm liên quan.

Đây là nhóm hàng thường phát sinh yêu cầu về giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng hoặc điều kiện nhập khẩu. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát kỹ mã HS và chính sách mặt hàng trước khi mở tờ khai.

Mã 03: Chương 41 đến chương 70

Nhóm này có thể bao gồm da, sản phẩm da, gỗ, giấy, hàng dệt may, giày dép, đá, thạch cao, xi măng, thủy tinh và các sản phẩm tương ứng theo Biểu thuế.

Với doanh nghiệp sản xuất, gia công, xuất khẩu hàng dệt may, giày dép, vật liệu xây dựng hoặc sản phẩm tiêu dùng, việc phân loại hàng hóa chính xác là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro trong thông quan.

Mã 04: Chương 71 đến chương 84

Nhóm này bao gồm đá quý, kim loại quý, kim loại cơ bản, máy móc, thiết bị cơ khí và nhiều nhóm hàng có giá trị cao.

Doanh nghiệp nhập khẩu máy móc, dây chuyền sản xuất, thiết bị công nghiệp cần đặc biệt chú ý đến mô tả hàng hóa, model, công suất, thông số kỹ thuật, tình trạng mới/cũ và hồ sơ kỹ thuật đi kèm.

Mã 05: Chương 85 đến chương 98

Nhóm này bao gồm máy móc, thiết bị điện, thiết bị điện tử, phương tiện vận tải, dụng cụ quang học, thiết bị y tế, đồng hồ, nhạc cụ, đồ chơi, hàng hóa đặc thù và các chương cuối của Biểu thuế.

Đây là nhóm hàng có nhiều chính sách quản lý chuyên ngành, kiểm tra chất lượng, hợp quy, hiệu suất năng lượng hoặc quy định về an toàn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần rà soát trước khi truyền tờ khai để tránh phát sinh vướng mắc.

5. Doanh nghiệp có phải nhập mã bộ phận xử lý tờ khai không?

Một điểm rất quan trọng trong hướng dẫn mới là: Doanh nghiệp không phải nhập mã bộ phận xử lý tờ khai khi khai báo hải quan.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần cập nhật thông tin để hiểu cơ chế xử lý, nhưng không tự ý nhập hoặc can thiệp vào mã bộ phận xử lý nếu hệ thống hoặc quy trình khai báo không yêu cầu.

Trong thực tế khai báo, doanh nghiệp nên tập trung vào các dữ liệu cốt lõi của tờ khai như:

• Mã loại hình;
• Mã Chi cục/Đội hải quan theo hướng dẫn áp dụng;
• Mã HS;
• Tên hàng và mô tả hàng hóa;
• Số lượng, trọng lượng, đơn vị tính;
• Trị giá hải quan;
• Xuất xứ hàng hóa;
• Chính sách thuế;
• Giấy phép, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành nếu có;
• Chứng từ vận tải, hóa đơn, hợp đồng, packing list.

Việc khai đúng và đủ các thông tin này có ý nghĩa quan trọng hơn việc doanh nghiệp tự xử lý mã bộ phận nội bộ.

6. Lưu ý với tờ khai đăng ký trước ngày 01/6/2026

Theo thông tin cập nhật, các tờ khai đã đăng ký trước ngày 01/6/2026 vẫn tiếp tục xử lý tại Hải quan cửa khẩu như hiện hành.

Doanh nghiệp cần lưu ý mốc thời gian này để tránh nhầm lẫn giữa tờ khai cũ và tờ khai mới. Trong giai đoạn chuyển đổi, bộ phận xuất nhập khẩu nên lập danh sách các tờ khai đang xử lý, phân loại theo ngày đăng ký và theo tình trạng hồ sơ để thuận tiện theo dõi.

Nếu một lô hàng có nhiều tờ khai mở ở các thời điểm khác nhau, doanh nghiệp nên kiểm tra từng tờ khai cụ thể thay vì áp dụng chung một cách xử lý.

7. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị gì?

7.1 Rà soát lại quy trình khai báo nội bộ

Doanh nghiệp nên cập nhật hướng dẫn mới cho bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán thuế, kho vận và bộ phận chứng từ. Mục tiêu là bảo đảm các phòng ban liên quan hiểu rõ thời điểm áp dụng, nhóm hàng chịu tác động và cách phối hợp khi phát sinh yêu cầu từ cơ quan hải quan.

7.2 Kiểm tra mã HS và chương hàng

Vì bộ phận xử lý được phân chia theo nhóm chương hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mã HS đang sử dụng cho từng mặt hàng. Sai mã HS không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất mà còn có thể ảnh hưởng đến chính sách quản lý, phân luồng và thời gian xử lý hồ sơ.

7.3 Chuẩn hóa dữ liệu trên phần mềm khai hải quan

Doanh nghiệp nên bảo đảm phần mềm khai hải quan điện tử đang sử dụng được cập nhật kịp thời, hỗ trợ đúng biểu mẫu, đúng mã và đúng luồng dữ liệu khai báo.

Đây là yếu tố quan trọng để tránh lỗi kỹ thuật khi truyền tờ khai, đặc biệt trong giai đoạn có thay đổi về quy trình hoặc mã nghiệp vụ.

Cập nhật khai báo hải quan nhanh hơn với phần mềm ECUS

Để hạn chế sai sót khi khai báo theo hướng dẫn mới tại Chi cục Hải quan khu vực III, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hải quan điện tử được cập nhật thường xuyên và có đội ngũ hỗ trợ nghiệp vụ kịp thời.

Phần mềm hải quan điện tử ECUS hỗ trợ doanh nghiệp khai báo VNACCS/VCIS, quản lý tờ khai, lưu trữ chứng từ, theo dõi phản hồi từ hệ thống và cập nhật các thay đổi nghiệp vụ hải quan mới nhất.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn cập nhật mã khai báo, xử lý lỗi truyền tờ khai hoặc tối ưu quy trình khai hải quan điện tử, hãy liên hệ đội ngũ HTKH 24/7 ECUS Tổng đài 1900 4767 (Miền Bắc) - 1900 4768 (Miền Trung - Nam) để được hỗ trợ nhanh chóng và đúng nghiệp vụ.

Tài Phạm