Tờ khai xuất khẩu điện tử theo Thông tư 121/2025/TT-BTC từ 01/2/2026

Việc Bộ Tài chính ban hành Thông tư 121/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/02/2026) đánh dấu một bước tiến mới trong việc hiện đại hóa thủ tục hải quan. So với Thông tư 38/2015/TT-BTC, tờ khai xuất khẩu điện tử mới có nhiều thay đổi quan trọng về chỉ tiêu thông tin và hồ sơ đi kèm. Dưới đây là những điểm đáng chú ý cho doanh nghiệp xuất khẩu.

1. Tờ khai xuất khẩu điện tử là gì?

Tờ khai xuất khẩu điện tử (Electronic Customs Declaration) là bản kê khai hải quan về hàng hóa xuất khẩu được thực hiện, lưu trữ và xử lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc phần mềm khai hải quan điện tử giúp cơ quan hải quan kiểm soát, cho phép thông quan hàng hóa, đồng thời lưu trữ dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước.

Tờ khai điện tử là giải pháp thay thế cho việc nộp hồ sơ giấy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo minh bạch trong quản lý xuất khẩu.

Tờ khai xuất khẩu điện tử hiện nay được cập nhật mới nhất tại Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ tháng 2/2026.

1.1 Thay đổi mới trong hồ sơ hải quan đi kèm tờ khai

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất nằm ở việc đơn giản hóa các chứng từ giấy:

• Hóa đơn thương mại điện tử: Theo Thông tư 121/2025/TT-BTC, nếu hóa đơn thương mại đã được cấp dưới dạng điện tử theo quy định pháp luật trước thời điểm khai báo, người khai không phải nộp bản quét hay bản giấy cho cơ quan hải quan,.
• Chứng từ cho doanh nghiệp FDI: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu chỉ cần nộp Giấy chứng nhận đầu tư lần đầu nếu thực hiện thủ tục tại cùng một cơ quan hải quan, thay vì nộp theo từng lô hàng như trước đây,.

1.2 Thay đổi chi tiết các chỉ tiêu thông tin trên Tờ khai (Mẫu số 02)

Thông tư 121/2025/TT-BTC đã sửa đổi, bổ sung hàng loạt chỉ tiêu tại Phụ lục II nhằm tăng cường tính chính xác và minh bạch:

Khai báo xuất khẩu tại chỗ:

• Chỉ tiêu 2.11 & 2.12 (Người xuất khẩu): Bổ sung hướng dẫn cụ thể việc nhập mã số thuế và tên người xuất khẩu đối với loại hình xuất khẩu tại chỗ, bao gồm cả tên người nước ngoài chỉ định giao hàng.
• Chỉ tiêu 2.58 (Số quản lý nội bộ): Đây là điểm mới quan trọng. Doanh nghiệp phải sử dụng các mã định danh chuẩn hóa như #&XKTC cho hàng xuất khẩu tại chỗ hoặc #&XKPTQ cho hàng mua bán giữa nội địa và doanh nghiệp chế xuất (DNCX).

Mô tả hàng hóa và Xuất xứ (Chỉ tiêu 2.69)

Thông tư 121/2025/TT-BTC yêu cầu khai báo chi tiết hơn:

• Phải nêu rõ: Tên hàng, quy cách phẩm chất, thông số kỹ thuật, thành phần, model, công dụng....
• Quy tắc khai mã nước xuất xứ: Phải tuân thủ định dạng mới là mô tả hàng hóa, mã nước xuất xứ.

Phần ghi chú (Chỉ tiêu 2.57)

Doanh nghiệp được yêu cầu khai báo thêm các thông tin nghiệp vụ đặc thù:

• Số tờ khai nhập khẩu hàng hóa ban đầu đối với dự án ODA.
• Thông tin về tham vấn giá (ghi rõ "tham vấn gián tiếp" hoặc đề nghị áp dụng kết quả tham vấn một lần sử dụng nhiều lần).
• Đề nghị giải phóng hàng chờ kết quả phân tích phân loại.

Tải xuống › Mẫu tờ khai hải quan đính kèm Thông tư 121/2025/TT-BTC tại đây

1.3 Ứng dụng công nghệ và kết nối hệ thống

• Sử dụng VNeID: Thông tư 121/2025/TT-BTC cho phép tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản VNeID để đăng ký tham gia kết nối với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, tạo sự tiện lợi tối đa cho người dùng.
• Kết nối Cổng thông tin một cửa: Các thông tin về giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu đã có trên Cổng thông tin một cửa quốc gia thì người khai không phải nộp lại khi làm tờ khai.

1.4 Quy định về khai bổ sung và hủy tờ khai

Thông tư 121/2025/TT-BTC làm rõ các trường hợp không được khai bổ sung sau khi phân luồng hoặc giải phóng hàng, đặc biệt là các chỉ tiêu về mã loại hình, mã người xuất khẩu, và cơ quan hải quan. Thủ tục hủy tờ khai cũng được chuẩn hóa với các mẫu biểu điện tử (Mẫu số 06 Phụ lục II) để thay thế dần các văn bản giấy.

2. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử

2.1 Tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu

Chỉ tiêu thông tin trong tờ khai xuất khẩu:

• Mã loại hình
• Mã phân loại hàng hóa
• Mã hiệu phương thức vận chuyển
• Cơ quan Hải quan
• Mã người xuất khẩu
• Mã đại lý hải quan

2.2 Chỉ tiêu không hỗ trợ khai bổ sung

Doanh nghiệp xuất khẩu cần lưu ý một số chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử mà Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung, bao gồm:

Trong thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ EDA01, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Ký hiệu và số hiệu” của tờ khai hải quan.

Sau thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ AMA, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Phần ghi chú” của tờ khai sửa đổi.

3. Trường hợp không phải nộp tờ khai xuất khẩu điện tử

Theo các quy định tại Điều 3, Thông tư 121/2025/TT-BTC và Thông tư 38/2015/TT-BTC, các trường hợp không phải nộp tờ khai xuất khẩu điện tử bao gồm:

+) Thủ tục hành chính về thuế và nợ thuế: Người khai hải quan và người nộp thuế không phải nộp tờ khai hàng hóa xuất khẩu khi đề nghị cơ quan hải quan thực hiện các thủ tục: miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế. Quy định này cũng áp dụng đối với các yêu cầu xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ; xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế; khoanh tiền thuế nợ; xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt.

+) Trường hợp khai hải quan trên tờ khai giấy: Việc không phải nộp tờ khai nêu trên không áp dụng đối với các trường hợp thực hiện khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy. Người khai được lựa chọn phương thức khai trên tờ khai hải quan giấy khi Hệ thống khai hải quan điện tử của chính người khai gặp sự cố và không thực hiện được thủ tục điện tử.

+) Sự cố từ Hệ thống của cơ quan hải quan: Trong trường hợp Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan gặp sự cố hoặc không đáp ứng, người khai hải quan sẽ thực hiện khai báo qua các mẫu bản kê hoặc văn bản giấy thay thế, ví dụ như:

• Bản kê phương tiện quay vòng tạm nhập/tạm xuất đối với container và phương tiện chứa hàng.
• Thông báo cơ sở sản xuất và nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị.
• Thông báo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng gia công trước khi thực hiện xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị.
• Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư và định mức thực tế sản xuất.

› Xem thêm: ECUS6 - Hệ thống thông quan điện tử dự phòng mới nhất

+) Hàng hóa vận chuyển độc lập khi hệ thống lỗi: Khi thực hiện thủ tục vận chuyển độc lập mà hệ thống gặp sự cố, người khai nộp các bản chính Bản kê vận chuyển theo mẫu quy định thay cho việc khai báo điện tử.

Lưu ý: Đối với các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đã được cấp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc được gửi dưới dạng điện tử từ cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu qua các cổng thông tin liên thông, người khai hải quan cũng không phải nộp bản giấy hay bản quét.

Tờ khai xuất khẩu điện tử theo Thông tư 121/2025/TT-BTC tập trung vào việc chuẩn hóa dữ liệu và số hóa chứng từ. Việc nắm vững các mã định danh mới và quy tắc khai báo mô tả hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi hệ thống và đẩy nhanh tiến độ thông quan từ ngày 01/02/2026.

Dương Nguyễn

ECUS là giải pháp phần mềm khai hải quan điện tử chuyên nghiệp của Công ty Thái Sơn (Thaisonsoft) giúp biến quy trình khai hải quan vốn phức tạp (bao gồm cả tờ khai xuất khẩu) thành một chuỗi thao tác trực tuyến, minh bạch và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc tìm hiểu thêm thông tin về phần mềm ECUS vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 24/7 1900 4767 - 1900 4768 để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.